Ausschreibung Muster und Vorlage: Aufbau, Inhalte und Beispiel

Ausschreibung Muster und Vorlage für öffentliche Aufträge: Aufbau einer Leistungsbeschreibung, Pflichtangaben nach VOB/A, Beispieltexte und Checkliste zum Erstellen.

Was ist eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung ist ein geregeltes Vergabeverfahren, bei dem öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) private Unternehmen auffordern, ein Angebot für eine bestimmte Leistung abzugeben. Ziel ist es, das wirtschaftlichste Angebot bei fairem Wettbewerb zu finden.

In Deutschland unterliegen Ausschreibungen dem Vergaberecht, das im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie in den jeweils anwendbaren Regelwerken (unter anderem VgV, VOB/A und UVgO) geregelt ist.

Aufbau einer Ausschreibung

Jede öffentliche Ausschreibung folgt einem klar definierten Aufbau. Die wichtigsten Bestandteile sind:

1. Bekanntmachung

Die Bekanntmachung enthält die Eckdaten der Ausschreibung: Auftragsgegenstand, Vergabestelle, Angebotsfrist, Verfahrensart und Kontaktdaten. Sie wird auf Vergabeportalen (DTVP, TED, evergabe) veröffentlicht.

2. Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist das Herzstück der Ausschreibung. Sie beschreibt genau, welche Leistung erwartet wird — einschließlich Umfang, Qualität, Fristen und technischer Anforderungen.

3. Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen enthalten alle Dokumente, die der Bieter benötigt: Leistungsbeschreibung, Entwurfsvertrag, Eignungsanforderungen, Zuschlagskriterien und Formalien.

4. Zuschlagskriterien

Die Zuschlagskriterien legen fest, wie das wirtschaftlichste Angebot ermittelt wird — entweder nach niedrigstem Preis oder nach Preis und Qualität (z.B. 70% Preis, 30% Qualität).

Wichtige Inhalte einer Ausschreibung nach VOB/A

§ 7 VOB/A enthält vor allem Anforderungen an die Leistungsbeschreibung: Sie muss die Leistung eindeutig, erschöpfend und so beschreiben, dass vergleichbare Angebote möglich sind. Die folgenden Punkte gehören je nach Verfahren und Regelwerk typischerweise in die Vergabeunterlagen; sie sind nicht sämtlich in § 7 VOB/A geregelt:

• Art und Umfang der Leistung — präzise Beschreibung der Baumaßnahme
• Ausführungsfristen — Beginn, Dauer und Abnahmetermin
• Angebotsfrist — nach Verfahren, Leistungsart, Auftraggeber und den einschlägigen Vorschriften
• Zuschlagskriterien — transparente Gewichtung von Preis und Qualität
• Eignungsanforderungen — Nachweise über Referenzen, Finanzkraft und Personal
• Formalien — Angebotsformat, Unterschrift, elektronische Einreichung
• Nebenangebote — ob und unter welchen Bedingungen sie zulässig sind
• Teillosevergabe — ob der Auftrag in Lose aufgeteilt ist

Muster: Leistungsbeschreibung

Hier ein vereinfachtes Muster für eine Leistungsbeschreibung:

Auftragsgegenstand: Gebäudereinigung für Verwaltungsgebäude

Leistungsumfang:

• Tägliche Grundreinigung aller Büroräume (3.200 m²)
• Wöchentliche Glasreinigung (Innenseiten)
• Monatliche Unterhaltsreinigung von Sanitäranlagen
• Halbjährliche Grundreinigung aller Böden

Qualitätsanforderungen:

• Reinigung nach DIN EN 13549
• Einsatz umweltfreundlicher Reinigungsmittel (EU-Blume oder vergleichbar)
• Dokumentation jeder Reinigung per Checkliste

Fristen:

• Vertragsbeginn: nach den Angaben der konkreten Ausschreibung
• Vertragslaufzeit: 24 Monate mit Option auf Verlängerung

Eignungsanforderungen:

• Mindestens 3 Referenzen vergleichbarer Reinigungsaufträge (letzte 3 Jahre)
• Berufshaftpflichtversicherung (mind. 1 Mio. € Deckungssumme)
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Finanzamt, Krankenkasse, Berufsgenossenschaft)

Checkliste: Ausschreibung erstellen

• [ ] Bedarf genau definiert (Was, Wann, Wo, Umfang)
• [ ] Leistungsbeschreibung erstellt (eindeutig, neutral, vollständig, prüfbar)
• [ ] Eignungsanforderungen formuliert (angemessen, nicht überzogen)
• [ ] Zuschlagskriterien und Gewichtung festgelegt
• [ ] Angebotsfrist festgelegt (gesetzliche Mindestfristen beachten)
• [ ] Vergabeunterlagen zusammengestellt (inkl. Entwurfsvertrag)
• [ ] Bekanntmachungsformular ausgefüllt
• [ ] Bekanntmachung auf relevanten Portalen veröffentlicht
• [ ] Relevante Bieterfragen nach den Verfahrensvorgaben beantwortet und bereitgestellt
• [ ] Angebote fristgerecht geöffnet und geprüft
• [ ] Zuschlag nach Kriterien erteilt
• [ ] Wartepflicht nach § 134 GWB geprüft und eingehalten, soweit anwendbar

Häufige Fehler bei Ausschreibungen

1. Unpräzise Leistungsbeschreibung: Führt zu Nachfragen und ungleichen Angeboten

2. Überzogene Eignungsanforderungen: Schränken den Wettbewerb unnötig ein

3. Fehlende Zuschlagskriterien: Macht die Bewertung intransparent

4. Zu kurze Fristen: Verstoß gegen Vergaberecht

5. Diskriminierende Anforderungen: Herstellerangaben oder regionale Beschränkungen sind unzulässig

Fazit

Eine gute Ausschreibung zeichnet sich durch präzise Leistungsbeschreibung, faire Eignungsanforderungen und transparente Zuschlagskriterien aus. Das Muster und die Checkliste oben helfen Auftraggebern, eine vergaberechtskonforme Ausschreibung zu erstellen — und Bietern, die Anforderungen richtig zu verstehen.