Öffentliche Ausschreibung einfach erklärt: Von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag. Erfahren Sie, wie Vergabeverfahren in Deutschland ablaufen und was Bieter beachten müssen.
Eine öffentliche Ausschreibung ist ein geregeltes Verfahren, bei dem öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen, öffentliche Unternehmen) Aufträge an private Unternehmen vergeben. Ziel ist es, den Wettbewerb zu sichern und das wirtschaftlichste Angebot zu finden.
Alles beginnt mit einem Bedarf: Eine Behörde benötigt eine Leistung — etwa die Sanierung eines Schulgebäudes, die Lieferung von IT-Ausrüstung oder die Reinigung eines Verwaltungsgebäudes.
Die Vergabestelle erstellt eine detaillierte Leistungsbeschreibung, die genau festlegt:
Tipp für Bieter: Lesen Sie die Leistungsbeschreibung sehr sorgfältig. Fehler oder fehlende Unterlagen führen häufig zum Ausschluss — auch wenn das Angebot inhaltlich gut ist.
Die Ausschreibung wird auf den relevanten Plattformen veröffentlicht:
Die Veröffentlichung enthält:
In der Frist können Bieter über den vorgesehenen Kommunikationsweg Fragen zur Ausschreibung stellen. Relevante Antworten oder Änderungen werden nach den anwendbaren Vorgaben so bereitgestellt, dass die betroffenen Unternehmen gleich informiert werden; bei erheblichen Änderungen kann eine Fristverlängerung erforderlich sein.
Wichtig: Nutzen Sie diese Möglichkeit! Viele Bieter versäumen es, Fragen zu stellen, und bieten dann ins Blaue hinein.
Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit:
1. Preis kalkulieren: Material, Personal, Overhead, Marge — und dabei die öffentlichen Auftraggeber-Erfordernisse (Mindestlohn, Tariftreue) berücksichtigen.
2. Formalien prüfen: Welche Nachweise werden gefordert? Berufshaftpflicht, Handelsregister, Referenzen, Bilanzen?
3. Angebot formatieren: Viele Vergaben erfolgen elektronisch über evergabe oder DTVP. Achten Sie auf das richtige Format und die korrekte Signatur.
4. Frist einhalten: Verspätete Angebote werden nach den anwendbaren Vorschriften grundsätzlich nicht berücksichtigt; maßgeblich sind das konkrete Regelwerk und die Vergabeunterlagen.
Nach Ablauf der Frist öffnet die Vergabestelle die Angebote:
Angebote, die nach den anwendbaren Vorschriften zwingende Mängel haben oder deren Bieter die Eignungsanforderungen nicht erfüllen, können beziehungsweise müssen ausgeschlossen werden. Ob Unterlagen nachgefordert oder erläutert werden dürfen, richtet sich nach dem konkreten Regelwerk und den Vergabeunterlagen.
Die Vergabestelle wertet die zulässigen Angebote nach den veröffentlichten Zuschlagskriterien aus:
Das Angebot mit der besten Bewertung erhält den Zuschlag. Soweit Informationspflichten nach dem anwendbaren Vergaberecht bestehen, informiert die Vergabestelle die betroffenen Bieter über die Entscheidung.
Nach dem Zuschlag wird der Vertrag geschlossen — soweit § 134 GWB anwendbar ist, frühestens nach Ablauf der dort geregelten Wartepflicht. Dann beginnt die eigentliche Leistungserbringung.
| Verfahren | Beschreibung | Wann eingesetzt? |
|---|---|---|
| Offenes Verfahren | Jeder darf bieten | Standard bei klaren Leistungen |
| Nichtoffenes Verfahren | Nur Eingeladene dürfen bieten | Bei komplexen Leistungen |
| Verhandlungsverfahren | Verhandlungen mit Bietern möglich | Bei innovativen Leistungen |
| Wettbewerblicher Dialog | Technische Lösung wird gemeinsam erarbeitet | Bei besonders komplexen Projekten |
Eine öffentliche Ausschreibung folgt klaren Regeln und Schritten. Wer die einzelnen Phasen versteht und die Formalien einhält, hat gute Chancen auf den Zuschlag. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind: sorgfältige Leistungsbeschreibung, vollständige Unterlagen und pünktliche Einreichung.
Tenderhunter nutzt KI, um die passendsten öffentlichen Ausschreibungen für Ihr Unternehmen zu finden.
Jetzt kostenlos testen