Ausschreibung schreiben: Anleitung für Auftraggeber und Bieter

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben einer öffentlichen Ausschreibung. Leistungsbeschreibung, Zuschlagskriterien, Vergabeunterlagen — was Auftraggeber und Bieter wissen müssen.

Wer schreibt öffentliche Ausschreibungen?

Öffentliche Ausschreibungen werden von öffentlichen Auftraggebern geschrieben: Bund, Länder, Kommunen, öffentliche Unternehmen und Einrichtungen des Gesundheitswesens. Aber auch Bieter profitieren davon zu verstehen, wie eine Ausschreibung entsteht — denn nur wer die Anforderungen kennt, kann ein überzeugendes Angebot schreiben.

Schritt 1: Bedarfsfeststellung

Alles beginnt mit einem konkreten Bedarf. Die Vergabestelle muss präzise definieren:

• Was wird benötigt? (Leistungsart, Umfang, Qualität)
• Wann wird es benötigt? (Ausführungsfrist, Liefertermin)
• Wo wird es benötigt? (Ausführungsort, Einsatzgebiet)
• Budget: Welcher geschätzte Auftragswert liegt vor?

Tipp: Eine ungenaue Bedarfsdefinition führt zu Nachfragen, Angeboten an der Realität vorbei und Vergabeverzögerungen.

Schritt 2: Leistungsbeschreibung erstellen

Die Leistungsbeschreibung ist das Herzstück jeder Ausschreibung. Sie muss so formuliert sein, dass alle Bieter die gleiche Leistung anbieten können.

Grundsätze guter Leistungsbeschreibungen

• Eindeutig: Keine Mehrdeutigkeiten, klare Spezifikationen
• Neutral: Keine Herstellerangaben oder diskriminierende Anforderungen
• Vollständig: Alle geforderten Leistungen sind beschrieben
• Prüfbar: Anforderungen sind messbar und nachvollziehbar

Bauleistungen nach VOB/C

Bei Bauaufträgen verwenden Sie die ATV-DIN-Normen (Allgemeine Technische Vertragsbedingungen) aus dem VOB/C-Teil. Die Leistungsbeschreibung gliedert sich in:

1. Beschreibung der Baumaßnahme (Projektbeschreibung)

2. Technische Anforderungen (Zeichnungen, Pläne, statische Berechnungen)

3. Ausführungsfristen und Termine

4. Formalien (Angebotsformat, Nachweise, Unterschrift)

Liefer- und Dienstleistungen

Bei Liefer- und Dienstleistungen beschreiben Sie:

• Spezifikationen (technische Daten, Normen, Qualitätsstandards)
• Mengen und Einheiten
• Liefer- oder Leistungszeitraum
• Besondere Anforderungen (Verpackung, Anlieferung, Abnahme)

Schritt 3: Zuschlagskriterien festlegen

Die Zuschlagskriterien bestimmen, wie das wirtschaftlichste Angebot ermittelt wird. Zwei Modelle:

Preis allein (niedrigstes Angebot)

• Standard bei einfachen, gut definierten Leistungen
• Transparent und einfach zu bewerten
• Geeignet bei homogenen Leistungen (Beton, Asphalt, Standard-IT)

Wirtschaftlichstes Angebot (Preis + Qualität)

• Qualitative Kriterien werden berücksichtigt
• Beispiel: Preis 70 %, Qualität 20 %, Nachhaltigkeit 10 %
• Geeignet bei komplexen Leistungen mit Qualitätsunterschieden

Wichtig: Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung müssen in der Bekanntmachung veröffentlicht werden. Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig.

Schritt 4: Eignungsanforderungen definieren

Eignungsanforderungen prüfen, ob ein Bieter die Leistung erbringen kann:

Tipp: Formulieren Sie Eignungsanforderungen so, dass KMU sie erfüllen können. Überzogene Anforderungen schränken den Wettbewerb ein.

Schritt 5: Vergabeunterlagen zusammenstellen

Das vollständige Vergabepaket enthält:

1. Bekanntmachung (vorgeschriebenes Formular)

2. Leistungsbeschreibung mit Anlagen

3. Entwurfsvertrag (VOB/B, BGB oder EVB-IT)

4. Eignungsanforderungen (Nachweisliste)

5. Zuschlagskriterien (Gewichtung)

6. Angebotsfrist und Formalien

7. Ergänzende Unterlagen (Pläne, Bodengutachten, etc.)

Schritt 6: Bekanntmachung und Vergabeprozess

Bekanntmachungsportale

• Unterhalb EU-Schwellenwert: DTVP, evergabe, regionale Portale
• Bei unionsrechtlich erforderlichen Bekanntmachungen: TED zusätzlich zu nationalen Portalen

Ablauf

1. Bekanntmachung veröffentlichen

2. Vergabeunterlagen bereitstellen

3. Relevante Bieterfragen nach den Verfahrensvorgaben beantworten und bereitstellen

4. Angebote öffnen und prüfen

5. Zuschlag erteilen und – soweit § 134 GWB anwendbar ist – die Wartepflicht beachten

6. Vertrag schließen

Fazit

Eine gute Ausschreibung zeichnet sich durch präzise Leistungsbeschreibung, faire Eignungsanforderungen und transparente Zuschlagskriterien aus. Wer als Bieter die Perspektive des Auftraggebers versteht, kann gezielt auf die Anforderungen eingehen und seine Chancen auf den Zuschlag deutlich erhöhen.